¿Te gustaría hacer un viaje en grupo?, ¿tienes pensado pasar tus vacaciones con unos cuanto amigos? Los viajes en grupos son de las mejores aventuras que se pueden vivir. Compartir con amigos y seres queridos un nuevo destino es una experiencia maravillosa que vale la pena vivir al menos una vez en la vida. Sin embargo, organizarlo puede resultar un proceso complicado al momento de coordinar la comodidad y el bienestar de cada uno de los viajeros.
Si tienes pensando darte la oportunidad de vivir esta experiencia seguramente te preguntaras: ¿Cómo se puede organizar un viaje en grupo? No te preocupes, porque acá en El Viajero Feliz encontrarás toda la información necesaria para organizar el viaje de la mejor manera posible, pensando en cada detalle y que sea un éxito total donde cada uno de los integrantes disfrute. Solo debes seguir todos los consejos prácticos que te traemos.
Índice de Contenido
Cómo organizar viajes en grupo: consejos prácticos
Planificación preliminar: La clave para el éxito
Organizar un viaje en grupo puede ser una tarea desafiante, pero con una buena planificación, puede ser una experiencia gratificante para todos los involucrados. La clave está en comenzar temprano y ser organizado. De esta manera, define el propósito del viaje.
Conocer el propósito del viaje te ayudará a tomar decisiones sobre el destino, las actividades y el presupuesto que se va a necesitar. Para definirlo debes tener presente cuál es el objetivo principal de este viaje, si desean conocer una cultura específica, si solo desean relajarse y divertirse, etc. Lo importante en este caso es que siempre estés seguro que de las actividades planificadas cumplan con los gustos y los intereses y preferencias de todos los participantes.
Establece una fecha
Asimismo, establece una fecha y duración. Al momento de organizar viajes en grupo puedes respondes a preguntas como, ¿cuándo quiere viajar el grupo?, ¿cuánto tiempo tienen disponible? Lo ideal es que los viajes en grupo se organicen con al menos 3 meses de antelación, de este modo, los precios serán más bajos y se podrán hacer votaciones para decidir el destino.
Temporadas altas y bajas
Ten en cuenta las temporadas altas y bajas, los días festivos y las vacaciones escolares al elegir una fecha. La duración del viaje dependerá del presupuesto, los intereses del grupo y la distancia del destino, aunque te recomendamos que te asegures de que la duración sea suficiente para disfrutar del destino y realizar las actividades planificadas, evitando hacerlo demasiado largo para evitar problemas de agenda y presupuesto.
También te recomendamos que elabores una agenda detallada que incluya los horarios de salida y llegada, las actividades planificadas, los puntos de encuentro y cualquier otra información que sea importante y que le permita a cada uno de los miembros saber a detalle qué es lo que se va a hacer durante los días que dure la experiencia.
Establece un presupuesto realista
Contar con un presupuesto real es indispensable para evitar vivir cualquier imprevisto o altercado, para eso se debe tener en claro el costo del transporte que se va a utilizar, el alojamiento, las actividades, las comidas y el seguro de viaje, de esta manera, puedes crear un presupuesto realista y funcionar en base a él. Si aún no está establecido, puedes responder a preguntas como ¿Cuánto está dispuesto a gastar cada miembro del grupo?
Investigación de destinos y actividades
Elegir el destino perfecto para un viaje en grupo requiere tiempo y esfuerzo, por lo que es necesaria realizar con calma y tiempo una investigación que permita identificar cual sería el mejor destino y qué actividades se van a realizar. Es necesario que se respeten las opiniones y los gustos de cada miembro del grupo, buscando siempre llegar a un acuerdo que cumpla las expectativas de todos.
Una vez que tengas una idea general puedes comenzar a investigar diferentes destinos. Son muchos los países que puedes considerar, para eso puedes visitar páginas web donde se especifiquen las razones para visitar un determinado lugar, son muchos los recursos disponibles en línea que puedes utilizar. Otro consejo importante es leer específicamente reseñas y blogs de viajes de otras personas que han visitado los destinos que estás considerando. Esto puede ser una excelente manera de obtener información de primera mano.
O, en caso de que quieras una recomendación de alguien con experiencia, puedes recurrir a un agente de viajes que puede ayudarte a encontrar el destino perfecto para tu grupo, ellos tienen acceso a una mucha información.
Una vez que hayas reducido tus opciones a unos pocos destinos, puedes poner la decisión a votación del grupo. Para eso, define los criterios de votación antes de comenzar la votación. Como, por ejemplo, ¿qué factores son más importantes para el grupo? En este caso, puedes usar un sistema de puntos o un sistema de clasificación, lo más importante es que todos en el grupo entiendan el sistema de votación.
Gestión de reservas y logística
A la hora de elegir alojamiento para un viaje en grupo, hay muchas opciones a considerar. El tamaño del grupo determinará el tipo de alojamiento que sea adecuado, lo mejor para grupos grandes es alquilar una casa o apartamento, además de que resulta ser más económico y le brinda a todos un ambiente más íntimo que los hoteles. Aunque también existen hoteles que ofrecen habitaciones múltiples o dormitorios compartidos, cuyos costos tienden a ser más bajos.
Transporte: Mejores prácticas para grupos
En lo que respecta al transporte es necesario que consideres el tamaño exacto del grupo, ya que esto determinará el tipo de vehículo que sea adecuado. Además, el costo variará según el tipo de transporte, la distancia y la época del año.
Para grupos, alquilar un vehículo privado puede ser más conveniente y económico que utilizar el transporte público. Ahora si la aventura consiste en desplazamientos locales o excursiones, alquilar un autobús o minibus puede ser la mejor opción. Lo ideal es que compares el costo de todas las opciones disponibles y selecciones la que mejor se adapta a la situación.
Planificación de itinerarios flexibles
Es importante planificar un itinerario flexible para un viaje en grupo, esto permitirá al grupo adaptarse a los cambios inesperados y aprovechar al máximo su tiempo.
Dentro de esta planificación, es indispensable que tengas en consideración el tiempo libre, es decir, no es necesario que programes cada minuto del viaje, lo mejor es dejar tiempo libre para que el grupo se relaje y viva la experiencia a su ritmo. Sin embargo, ten en cuenta que el clima puede afectar las actividades que haya disponibles para realizar, lo más recomendable es tener un plan b en caso de percances, y así no perder ningún momento de diversión.
Comunicación entre todos
La comunicación es clave para organizar viajes en grupo exitosos. Es importante mantener a todos informados y actualizados sobre los planes del viaje, además de que tener un medio donde cada uno pueda expresarse resulta ser fundamental para que todo se lleve a cabo con éxito. Lo mejor que puedes hacer es:
Utiliza aplicaciones de comunicación y planificación, por ejemplo, grupo de WhatsApp en el que participen todos. En ese sentido, una aplicación de mensajería grupal como WhatsApp o Facebook Messenger puede ser una excelente manera de mantener a todos informados sobre los planes del viaje, puedes usar la aplicación para compartir información importante, como fechas de viaje, información de alojamiento y detalles del itinerario.
Lo bueno es que existen diversas herramientas de planificación de viajes en línea, especialmente diseñadas como aplicaciones móviles, que pueden estar al alcance de todos.
Recuerda que organizar viajes en grupo puede ser una experiencia gratificante y enriquecedora para todos los involucrados, permite compartir experiencias únicas y memorables con amigos, familiares o compañeros, ya que pueden explorar nuevos lugares, probar nuevas comidas y crear recuerdos que durarán toda la vida.
Algo importante a mencionar es que viajar en grupo, por lo general, puede ser más económico que viajar solo. Es común que los lugares de alojamiento, transporte y actividades ofrezcan promociones a mayores cantidades de personas. Además, compartir los costos que se generan puede ayudar a ahorrar dinero.
Si eres de los que viajas constantemente seguramente sabes que hacerlo de forma grupal también proporciona un mayor sentido de seguridad, especialmente en lugares desconocidos. Además, ante cualquier imprevisto o situación difícil, contar con el apoyo y la compañía de otros miembros del grupo puede ser invaluable.
Así que no lo dudes más y aprovecha la oportunidad de vivir una experiencia diferente siguiendo cada uno de los consejos que acá te brindamos. Ten presente que la base de todo es una buena planificación. ¡Y ahora ya sabes cómo organizar viajes en grupo!