¿Quieres hacer un viaje para expandir tu negocio o darte un merecido descanso? Independientemente de cuál sea el motivo, lo esencial es que conozcas cuán importante es la planificación de tu viaje. De hecho, la organización óptima de todos tus viajes te permitirá disfrutar al máximo de tus aventuras y aprender de ellas.

Si quieres saber cómo planificar tu viaje, llegaste al lugar indicado. En este artículo te compartimos cuatro consejos vitales para que la organización de tu viaje sea un completo éxito. Nos centraremos principalmente en Madrid, pero notarás que nuestros consejos aplican para todo destino y motivo.

¡Descubramos juntos este maravilloso mundo de la planificación de viajes!

1. Establece objetivos y presupuestos claros

Todo viaje comienza con un objetivo y un presupuesto. Si defines metas claras para tu viaje —vacaciones o negocios— y haces una estimación de costos, no te preocuparás por imprevistos o gastos innecesarios.

¿Quieres saber cómo identificar las razones para hacer un viaje y tener un presupuesto? Aquí te contamos cómo.

¿Cuáles son tus prioridades?

Antes de hacer un viaje, reflexiona sobre tus prioridades. ¿Quieres vivir ese viaje porque mereces descansar, relajarte y desconectarte de una vida caótica de trabajo? ¿Buscas nuevas experiencias y conocer personas? ¿Deseas hacer ese viaje para ir a un congreso de negocios, hacer networking y expandir tu empresa?

Si tienes en mente estas preguntas y las respondes con honestidad, tendrás claras tus prioridades. Esto te ayudará a enfocar mejor tu tiempo, dinero y esfuerzo durante la travesía.

Descubre por qué debes tener un presupuesto realista

Supongamos que ya conoces cuáles son tus metas y prioridades a la hora de hacer ese viaje. ¿Qué sigue entonces? Determinar cuánto dinero estás dispuesto a gastar.

La principal variable para crear un presupuesto de viajes, desde Madrid o cualquier lugar, es el tiempo. Entre más dure un viaje, más amplia deberá ser tu estimación de costos. Además, puedes considerar otros factores a la hora de crear tu presupuesto como, por ejemplo:

  • Alojamiento
  • Transporte
  • Alimentación
  • Actividades turísticas
  • Imprevistos
  • Seguros de viaje

Entre más realista sea tu presupuesto, mejor será tu experiencia, puesto que te permitirá contemplar imprevistos y tener todo lo que necesitas.

Investiga precios y toma en serio las promociones y descuentos

Ya tienes un presupuesto, ¿cierto? Entonces ha llegado el momento de investigar precios, promociones y descuentos. En este caso, te recomendamos hacer cuadros comparativos para contrastar las ventajas y desventajas de:

  • Ofertas de alojamiento
  • Promociones de vuelos
  • Eventos profesionales en el lugar de destino
  • Actividades turísticas, restaurantes y entretenimiento

Existen varias fuentes de información para identificar los precios para tu viaje. Por ejemplo, puedes suscribirte a newsletters de viajes o seguir cuentas de redes sociales de las agencias de viajes de España.

Asimismo, entérate de todo lo que tiene que ver con el nomadismo digital. Generalmente, los nómadas digitales ofrecen información valiosa sobre viajes de negocios. Ellos pueden darte consejos sobre cómo identificar lugares ideales de trabajo, tener conexión a internet y conocer a otros colegas en tu industria.

2. Investiga el destino

Antes de comenzar tu aventura, es fundamental investigar tu destino. ¿Tu destino es Madrid? Sí es así, tómate todo el tiempo que necesites para investigar sobre las mejores zonas y hoteles para alojarse, así como los restaurantes y actividades turísticas más recurrentes.

¿Cómo investigar tu destino? A continuación, te sugerimos el siguiente “paso a paso”.

Paso A: Identifica las zonas recomendadas

Explora las diferentes áreas de Madrid y escoge una que se amolde a tus necesidades, sea negocios o turismo. Por ejemplo, si viajas por placer, puedes buscar una zona en un ambiente animado y con vida nocturna. Si tu viaje es por negocios, quizá sea conveniente una zona cercana a tu centro de reuniones.

Paso B: Busca hoteles y alojamientos

Elegir un buen hotel depende mucho de tus preferencias y estilo de vida. En realidad, Madrid ofrece todo tipo de opciones. Desde hoteles de lujo hasta hostales económicos, pasando por apartahoteles y boutiques, puedes escoger lo que quieras. Si deseas asegurarte de la calidad de tu alojamiento, te recomendamos revisar las reseñas de los viajeros.

Paso C: Elige restaurantes

Madrid es sinónimo de diversidad, y esto se refleja en su variada y amplia oferta culinaria.

Por ende, te sugerimos informarte sobre los restaurantes más emblemáticos. También puedes indagar por los restaurantes de moda, así como los establecimientos más tradicionales para probar la comida madrileña. Ir a los mercados también es una excelente opción.

¿Cómo escoger el mejor restaurante en Madrid? Sigue estos consejos:

  • Investiga opiniones y reseñas de viajeros: esta es la mejor opción para conocer sobre la calidad de los diferentes restaurantes madrileños.
  • Cíñete a tu presupuesto: Madrid te ofrece restaurantes con todo tipo de precios. Escoge el que más se ajuste a tu estimación de gastos. También puedes separar una parte de tu presupuesto para tener más flexibilidad a la hora de buscar restaurantes y sin pensar tanto en el costo.
  • Ambiente y decoración: escoge el restaurante con el estilo que más se adapta a ti en términos de estilo de decoración o ruido.
  • Tu estilo de vida: Si tienes alguna restricción alimentaria o un estilo de vida distinto, asegúrate de que el restaurante que tienes en mente ofrezca opciones para ti. Algunos restaurantes en Madrid ofrecen comida vegetariana, vegana o sin gluten.

Paso D: Identifica actividades y eventos de negocios

El turismo jamás riñe con las actividades de negocios.

Puedes hacer actividades profesionales y, al mismo tiempo, disfrutar de Madrid. Aprovecha tu estancia para asistir a museos, descubrir exposiciones temporales y participar en actividades al aire libre. A la vez, entérate de todas los eventos y ferias de negocios mediante el calendario de IFEMA.

En caso de que viajes por motivos empresariales, sería una buena idea involucrar a tus compañeros y colegas en la elección de las actividades.

3. Contrata una agencia de viajes especializada

Es cierto que una excelente experiencia de viaje requiere de una óptima organización. Sin embargo, muchos no contamos con el tiempo o las habilidades necesarias para lograrlo. De ahí que preparar un viaje se convierta en algo abrumador.

Las mejores agencias de viajes de Madrid te sacarán del apuro en un abrir y cerrar de ojos. Estas agencias facilitan la organización de tu itinerario y el de tus empleados, ahorrándote tiempo y dinero. Los contratiempos estarán cubiertos así que, si viajas por negocios o turismo, tendrás paz en todo momento.

Existen cosas que debes buscar en una buena agencia de viajes. Te las explicamos enseguida.

Factores que debes considerar para elegir una excelente agencia de viajes

Existen muchas agencias de viajes en el mercado. Algunas funcionan de manera presencial y tienen una oficina. Otras lo hacen de manera virtual. Independientemente de cómo operen, elegir una buena agencia de viajes puede ser un dolor de cabeza si no se tiene la información correcta.

Estos son algunos de los factores que puedes tomar en cuenta para elegir tu agencia:

  • Opiniones de los clientes: Afortunadamente, en Google puedes encontrar muchas reseñas de clientes sobre las agencias de viajes. Examina cómo los clientes han calificado su experiencia con la agencia de viajes y considera muy seriamente aquellas quejas sobre servicio al cliente o efectividad en el servicio. 
  • Personalización de la experiencia: ¿puede la agencia organizar un itinerario especializado de acuerdo con tu estilo de vida? ¿Puede lidiar esta agencia con un viaje de negocios o con uno de turismo? Fíjate siempre en la capacidad que tiene la agencia para personalizar tu experiencia de viaje y la de tus empleados.
  • Asistencia en caso de contratiempos: ¿cuenta tu agencia con mecanismos de comunicación en caso de imprevistos o urgencias? Recuerda la importancia de tener un servicio de soporte 24/7 para ti, tus acompañantes y empleados.
  • Servicios adicionales: revisa otros servicios que puede ofrecer tu agencia, como gestionar seguros de viajes, hacer reservas en hoteles y restaurantes, comprar entradas a eventos de negocios y organizar actividades privadas para ti y tus empleados.

4. Aprovecha la tecnología

El mundo digital nos ha facilitado la vida de muchas formas. Eso se manifiesta en la organización de viajes. En la actualidad, existen muchas herramientas que pueden mejorar tus capacidades de planificación y dejarte hacer un seguimiento a tus viajes de placer o negocios.

¿Quieres saber cuáles son los mejores tipos de herramientas para tu viaje? Te lo decimos aquí:

  • Aplicaciones de mapas: Google Maps te permite explorar tu destino antes de llegar. Además, si ya estás en Madrid, puedes usar esta app para encontrar las rutas o medios de transporte más adecuado para llegar a tu punto de interés. ¿No tienes Internet? ¡Descarga los mapas offline!
  • Buscadores de vuelos y hoteles: Existen numerosas páginas web que te permiten comparar precios y opciones de vuelos, hoteles y alquileres de vehículos. Gracias a estos buscadores podrás detectar promociones atractivas y respetar aún más tu presupuesto.
  • Gestores de itinerarios: Hay aplicaciones para gestionar tus itinerarios y organizar tus trayectorias en un solo lugar. Puedes almacenar información sobre vuelos, alojamientos, actividades y reservas.
  • Apps de recomendaciones locales: TripAdvisor o Yelp te proveerán de información útil sobre los mejores restaurantes, tiendas, bares y actividades en Madrid. ¡Aprovéchalos al máximo!

Organiza viajes efectivamente con nuestros 4 consejos

Viajar puede ser una experiencia gratificante si se tiene una buena planificación. No importa si tu viaje es de negocios o por placer. Lo crucial es organizar tu experiencia con antelación y contar con las herramientas y el conocimiento experto de una agencia especializada.

Con nuestros cuatro consejos, podrás organizarte y asegurarte de que tu viaje sea asombroso. Establecer objetivos, crear un presupuesto sensato, contactar agencias de viaje especializadas en Madrid y aprovechar la tecnología te permitirá asegurarte de que nada sea pasado por alto durante tu viaje.

Seguir estos sencillos consejos te ayudará a sacar el máximo partido de tu viaje. Incluso, puedes aplicarlo si piensas viajar a otras ciudades. ¿Cuál de nuestros consejos te atrae más?

Sobre la autora

Vivian A. Martínez-Díaz

Antropóloga (Ph.D), periodista y especialista de contenido para marketing B2B, con interés por la comunicación y la tecnología aplicada a los negocios, los lugares de trabajo y la educación.